directDebiteur
directDebiteur uw tool voor effectief credit management
Concern
Vanuit één applicatie het credit management van een grote groep werkmaatschappijen organiseren kan met directDebiteur. De diversiteit van de verschillende werkmaatschappij en speelt bij de inrichting vaak een belangrijke rol. Afhankelijk van de functie van een werkmaatschappij kan het beheer van de debiteuren per maatschappij afzonderlijk worden ingesteld.Administratie portaal
Het vertrekpunt van deze component is het administratie portaal. Dit portaal geeft een overzicht van de structuur en de werkmaatschappijen waarvan het debiteurenbeheer met directDebiteur wordt uitgevoerd. U kunt het administratie portaal gebruiken om te navigeren tussen de verschillende werkmaatschappijen. Het portaal geeft u ook direct inzicht in de acties die per maatschappij moeten worden uitgevoerd.
Telefonisch aanmanen
Het telefonisch aanmanen is georganiseerd op het niveau van een werkmaatschappij. Wordt het debiteurenbeheer van verschillende werkmaatschappijen bij één medewerker geclusterd dan ziet men in één oogopslag dat uit naam van meerdere werkmaatschappijen deze debiteur “telefonisch” gemaand dient te worden.
Schriftelijk aanmanen
Bij het versturen van sommaties wordt een keuze gemaakt. Vooraf maakt men een keuze voor centraal aanmanen of aanmanen per werkmaatschappij. De module brieven zorgt er voor dat per maatschappij een aanmaning met de juiste gegevens wordt gegenereerd.
Beheer van kredietlimieten
Natuurlijk wilt u weten hoeveel saldo er open staat bij de verschillende werkmaatschappijen en hoe deze saldi zich verhouden tot de afgegeven kredietlimieten. Uiteraard voorziet de concern component in deze functionaliteit.
Management informatie
Op elk niveau kunt u inzoomen op de details van de management informatie. Informatie is beschikbaar op het hoogste niveau, op het niveau van een divisie en per werkmaatschappij.
De debiteurenkaart
De debiteurenkaart geeft u in één overzicht inzicht in alle informatie om effectief te kunnen communiceren met uw debiteur. De debiteurenkaart is instelbaar per medewerkers zodat iedereen op een prettige manier kan werken. Informatie die niet wordt gebruikt, kan worden uitgezet en wordt dus niet op het scherm getoond.Notities
Per factuur of tegelijkertijd bij meerdere facturen notities maken is vanzelfsprekend één van de standaard functionaliteiten. Naast de notities bij facturen kunnen globale notities apart worden vastgelegd. De gebruiker kiest voor een werkwijze die hem of haar past.
Toezeggingen
U kunt de afspraken gemaakt met uw debiteur of de toezegging dat op een vastgestelde datum de factuur wordt voldaan vastleggen. U krijgt van directDebiteur een signaal op de overeengekomen datum de factuur niet is betaald.
Dossierkoppelingen
Het komt regelmatig voor dat er zaken wordt gedaan met meerdere werkmaatschappijen van een groep bedrijven. Deze informatie kunt u koppelen met de functie dossierkoppeling. Handig om heen en weer te switchen als u de crediteurenadministratie van uw klant aan de lijn heeft. In één keer alle dossiers behandelen met openstaande facturen. Dossierkoppeling is handig en functioneel. Een belangrijk onderdeel van een effectievere werkwijze.
KvK koppeling
Met de KvK koppeling kunt u de debiteurennummers van één bedrijf matchen in één administratie. Het komt heel regelmatig voor dat een bedrijf op één juridische entiteit meerdere debiteurennummers afgeeft. Met deze koppeling heeft u een compleet overzicht van de openstaande facturen bij een debiteur met meerdere debiteurennummers.
Agenda
In directDebiteur wordt een onderscheid gemaakt in de agenda tussen de basistaken van debiteurenbeheer. Alle andere taken worden per medewerker in een TODO overzicht gezet. Zo kan iedereen met zijn eigen verantwoordelijkheid en bevoegdheden werken in één applicatie.
Brieven en e-mails
Schriftelijke communicatie is een fundamenteel onderdeel van debiteurenbeheer. Als het mogelijkerwijs fout gaat en u wilt procederen om uw openstaande facturen te incasseren is het van belang dat u inzicht heeft in de inspanningen, die gedaan zijn om uw facturen te incasseren.Opmaak brieven
Alle brieven worden in de set-up opgemaakt volgens uw wensen. Met de editor kunt u eenvoudig aanpassingen doorvoeren in de brief lay-out. Ook de teksten aanpassen is eenvoudig. De marges van elke brief zijn tot op de milimeter instelbaar.
Templates
Door het gebruik van templates kunt u kiezen voor één soort briefpapier in uw printer. directDebiteur genereert uw overige brief lay-out.
E-mail
Vanuit directDebiteur kunt u e-mails sturen aan de debiteur om uw aanmaning te ondersteunen. Met de editor maakt u vooraf e-mail sjablonen zodat het eenvoudig is e-mails te verzenden.
Attachments
Verzonden aanmaningen kunnen als een attachment aan een e-mail worden gekoppeld. Een snel en effectieve handeling als een debiteur beweert uw aanmaning niet te hebben ontvangen. Snel pareert u de bekendste smoes.
Archief
Alle via directDebiteur verzonden brieven en e-mails worden bij de debiteur gearchiveerd. Alle informatie centraal op één plek beschikbaar maakt het werken gemakkelijk.
Internationaal
Standaard wordt directDevice opgeleverd om aanmaningen te kunnen versturen in het Nederlands, Engels, Duits en Frans. Per land kunt u de taal van uw aanmaningen vastleggen.
Extra contact
Met extra contact grijpt u direct in op het lopende actieschema zonder de workflow verder te verstoren. Een aanvullend contactmoment waarin u uw standpunt kracht bij kunt zetten.
Aantekeningen
Na een telefonisch contact wilt u vaak uw gemaakte notities vastleggen. directDebiteur beschikt over de functionaliteit om uw aantekeningen op te slaan en te ordenen.
Rechten
Omdat de klant van directDebiteur niet voor elke user een substantieel bedrag dient te betalen wordt het aantal gebruikers vaak gefaseerd door onze klanten opgebouwd. Na de eerste gewenning gaat men meer medewerkers betrekken in het credit management. Naast actieve functies voegen klanten ook passieve functies toe. Een verkoopafdeling krijgt bijvoorbeeld een kijkfunctie en het advies de debiteurenkaart te raadplegen alvorens een klant wordt bezocht.Medewerkers
Alle medewerkers waarmee communicatie per e-mail voorkomt worden opgeslagen als medewerkers. Een adresboek van de medewerkers die betrokken zijn bij het beheren van debiteuren.
Gebruikers
De gebruikers hebben actief of passief toegang tot directDebiteur, kunnen informatie inzien, wijzigen of alleen bekijken.
Rollen
Per functie wordt een rol met rechten vastgesteld zodat het eenvoudig is voor de administrator om de rechten van de gebruikers te kunnen beheren.
