Het debiteurenBeheer Concept
Goede communicatie cruciaal
Goede communicatie met uw klanten, in alle fasen van de dienstverlening, verbetert uw kasstroom. Bij credit management zijn alle onderdelen van uw bedrijf betrokken! Dus zeker niet alleen de debiteurenadministratie. Immers, wat is de reden dat klanten niet of traag betalen? Train uw credit management-medewerkers om goed te luisteren en signalen op te pikken waarom er niet wordt betaald. Actie is vaak reactie. En wie het hardst schreeuwt, ligt niet als vanzelfsprekend bovenop de stapel om direct te betalen.
De raakvlakken met commercie
Eén ding is bijna zeker: de onderneming die klachten het best weet op te lossen, heeft over het algemeen ook de best betalende debiteuren. En zo moeilijk is dat eigenlijk niet. Het begint allemaal met goed signaleren. Vervolgens gaat het erom het probleem goed te analyseren, een oplossing te bedenken en die oplossing intern te communiceren. Zorg daarbij ook voor een goede communicatie met de klant. Vergeet vooral niet als het nodig is te onderhandelen.
"Als ik ervoor zorg dat u morgen een creditnota in de bus heeft, dan spreken wij gelijk af dat u ons voor aanstaande vrijdag betaalt."
Het achterhalen van de werkelijke reden waarom de klant niet betaalt, is soms lastig. Daarom is het zaak om door te vragen en geen genoegen te nemen met een eerste antwoord.
Een actief debiteurenbeleid
Zeker nu uw klanten, zowel de grote als de kleinere bedrijven, misschien moeite hebben het hoofd boven water te houden, moet u er alles aan doen om uw DSO (Days Sales Outstanding) zo laag mogelijk te houden. Dat vergt een actief debiteurenbeleid. Neem niet aan dat een klant zelf belt met de boodschap 'ik heb een probleem met jullie factuur, als jullie het vandaag oplossen, betaal ik morgen'. Credit management is proactief. Achterhaal dus snel het probleem voordat het een oud probleem wordt en het steeds moeilijker wordt om het te verhelpen.
Interne communicatie
Interne communicatie niet vergeten! Een klantprobleem alert oplossen is één. Maar vergeten wordt soms om intern te communiceren welke acties ondernomen zijn. Zo komen misverstanden in de wereld en zetten medewerkers elkaar ongewild op het verkeerde been. Niet alleen een open communicatie met de klant, maar ook een goed verzorgde interne communicatie is noodzakelijk voor professioneel credit management. In het directDebiteur concept nemen interne communicatiestromen een belangrijke plaats in.
De belangrijkste signalen die u kunt achterhalen in het gesprek met de klant:
- De klant is het niet eens met de levering of de facturering.
- De klant beschikt over onvoldoende liquide middelen, heeft dus zelf problemen met zijn geldstroom.
- Er is een administratieve achtergrond waarom niet wordt betaald. Bij grote bedrijven ligt de oorzaak vaak in de langdurige procedure om akkoord te krijgen op een factuur. Bij kleine bedrijven is onvoldoende aandacht voor de administratie veelal de reden.
